Manualna archiwizacja dokumentów w firmie po jakimś czasie robi się bezcelowa, szczególnie jeżeli firma w szybkim tempie się rozrasta i dokumentów oraz Odbiorców bezustannie napływa. W takim przypadku nieraz nawet i dziesięcioro ludzi nie jest w stanie w całości wszystkiego przypilnować, więc większość zaczyna interesować się elektronicznym obiegiem dokumentów.

Workflow to pojęcie, które w dzisiejszych czasach jest wielokrotnie używane, choć niechybnie większość z nas nie wie, co ono tak dokładnie znaczy. Jest to aplikacja, która zezwala na objaśnienie jakie role w przetwarzaniu dokumentów pełnią osoby pomagające w wykonywaniu danej czynności, i jakie są stany pośrednie pism. Każde zadanie jest obserwowane przez aplikację od momentu jego zamówienia, aż po jego ukończenie, a każdy z stadiów przetwarzania takiej informacji charakteryzuje się określonym zespołem osób wykonujących owe operacje i zestawem możliwych stanów tego dokumentu (otwarty, w trakcje realizacji, zamknięty).

Elektroniczny obieg dokumentów jest idealnym rozwiązaniem z punktu widzenia ogromnych przedsiębiorstw. Działający w układzie specjalny moduł odpowiada za komunikowanie uprawnionych użytkowników o miejscu oryginału, a maszynerie transferu i wysyłek gwarantują bezpieczne i notowane przekazywanie dokumentów pomiędzy różnymi miejscami czy też osobami. Dodatkowo przy użyciu tego wszyscy członkowie wiedzą kiedy dokumenty pozostają odebrane, kiedy użytkownik dopełniający odbiór się zaloguje, a wszystko to odbywa się automatycznie, co w znacznym stopniu modernizuje pracę.

Zarządzanie dokumentami w firmie winno być zajęciem prostym i prędkim, ażeby nie trwonić zbytecznego czasu. Nikt wszak nie chce spędzać połowy czasu w pracy nad samymi pismami, kiedy można wdrożyć jedno oprogramowanie, które, się tym wszystkim zajmie poprawniej niż niejeden człowiek. Powinno się zatem zainwestować w taki program i napawać się większą samodzielnością i wygodą w pracy.